De verstrengde coronamaatregelen zorgen voor heel wat onrust onder syndici en mede-eigenaars. Is het houden van een algemene vergadering onder deze maatregelen nog wel toegestaan en ook praktisch haalbaar?
Minister van Justitie Koen Geens heeft bevestigd dat algemene vergaderingen van mede-eigenaars als een professionele activiteit worden beschouwd, waardoor de regels inzake de “sociale bubbel” van vijf niet van toepassing zijn. Niets belet de mede-eigenaars om op een geplande algemene vergadering aanwezig te zijn. Bij een algemene vergadering die plaatsvindt in Antwerpen, zullen de deelnemers wel rekening moeten houden met de avondklok (23u30-06u00).
We kunnen ons echter vragen stellen bij het standpunt van de Minister van Justitie. Is het, ondanks de vele waarschuwingen van virologen over het contact met anderen, nog wel verantwoord om algemene vergaderingen verplicht te laten doorgaan? Er zijn immers heel wat algemene vergaderingen van die plaatsvinden in kleine ruimtes of in een lokaal café.
Voor een algemene vergadering die momenteel plaats zou vinden in een café in de provincie Antwerpen, gelden de regels van de Politieverordening van 29 juli 2020. Er moet een fysieke afstand van 1,5 meter tussen de gezelschappen aan tafel gegarandeerd worden, tenzij de gezelschappen van elkaar gescheiden zijn met een plexiglazen wand of een gelijkwaardig alternatief, met een minimale hoogte van 1,8 meter. Daarnaast is het gezelschap aan een tafel beperkt tot 4 personen of personen die tot eenzelfde huishouden behoren. De mede-eigenaars die hun vergadering houden op café mogen slechts met 4 personen aan tafel zitten, wat de communicatie tussen de verschillende tafels bemoeilijkt.
Syndici worden thans geregeld geconfronteerd met mede-eigenaars die, omwille van de mogelijke gezondheidsrisico’s, niet bereid zijn om deel te nemen aan de algemene vergaderingen. De gezondheidsrisico’s conflicteren hier met de noodzaak een algemene vergadering te organiseren teneinde de werking van de vereniging van mede-eigenaars te garanderen.
Syndici zijn vragende partij om de algemene vergaderingen uit te stellen naar dezelfde 14-daagse periode in 2021. Deze oplossing zou het hoofd kunnen bieden aan de moeilijke zoektocht naar een geschikte vergaderruimte conform de veiligheidsvoorschriften en de reële kans op het niet behalen van het vereiste aanwezigheidsquorum. Het uitstel geldt evenwel niet voor de algemene vergaderingen die plaatsvinden naar aanleiding van een dringende beslissing die noodzakelijk is of indien één of meer mede-eigenaars, die minstens één vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, verzoeken om een algemene vergadering bijeen te roepen. In dergelijk geval zal de algemene vergadering toch plaatsvinden in 2020.
Minister Geens blijkt echter niet bereid om het gevraagde uitstel naar 2021 te verlenen, maar doet wel enkele suggesties om de algemene vergaderingen meer “coronaproof” te houden.
Een eerste alternatief bestaat erin om de algemene vergaderingen grondig voor te bereiden aan de hand van telefonische contacten of videogesprekken, om de debatten op de algemene vergadering te beperken tot het strikt noodzakelijke.
In het geval dat niet alle mede-eigenaars bereid zijn om deel te nemen aan de algemene vergadering, kan er met volmachten gewerkt worden zodat het aantal fysieke deelnemers op de algemene vergadering beperkt blijft.
Een laatste alternatief betreft het laten plaatsvinden van een hybride vergadering waarbij de deelnemers deels via video en deels fysiek deelnemen. Voor de mede-eigenaars die niet fysiek aanwezig zijn, kan men werken met volmachten zodat deze mede-eigenaars toch rechtsgeldig kunnen deelnemen aan de stemming.
Deze suggesties kunnen de syndici een “voorlopige” houvast bieden in het zoeken naar een manier om een algemene vergadering “coronaproof” te houden. De sector heeft – terecht – echter heel wat vragen bij de praktische haalbaarheid van deze suggesties. Ze leiden enerzijds tot een toename van de werklast van syndici, wiens werking thans reeds bezwaard is door het inhalen in het najaar van 2020 van die vergaderingen die in principe in het voorjaar hadden moeten plaatsvinden. Bovendien houdt de suggestie van de hybride algemene vergadering geen rekening met het gegeven dat niet iedereen even vlot overweg kan met video conference.
